40 نصيحة حول كيفية تشغيل اجتماع افتراضي مثمر

الإعدادية

1

لا تخطط لعقد اجتماع دون أي غرض. إذا تمكنت من تحقيق ما تحتاج لإنجازه باستخدام بريد إلكتروني أو مذكرة ، فمن الأفضل أن تنقذ نفسك وزملاؤك بعض الوقت.

2

ابدأ بعنصر عمل رئيسي واحد ، الغرض النهائي من الاجتماع. ما هو هدفك أو النتيجة المطلوبة؟ لماذا تعقد؟ ما الذي يجب القيام به؟

3

بعد تسمير هدف الاجتماع ، فكر قليلاً في نوع الاجتماع الذي سيكون أفضل-أحدهما على واحد؟ جلسة بين فريقين صغيرين؟ أو ببساطة أنت ، القائد ، تتحدث إلى عدد قليل من اللاعبين الرئيسيين حول خطة لعبتك؟

4

بمجرد أن تقرر تركيزك الأساسي ، حدد كل ما يجب أن يحدث لدعم هذه النتيجة. تبسيط الخطة ككل في عناصر عمل أصغر ؛ جميع ملموسة ، ملموسة ، وقابلة للتخصيص على مجموعة.

5

العديد من المكاتب موجودة بالفعل على متنها مع عمل عن بُعد واستخدام تطبيقات الاجتماع الافتراضية الشائعة مثل Zoom أو Skype أو Google Meet. إذا كانت أنت أو شركتك جديدة في عالم مساحات الاجتماعات عن بُعد ، فقم بإجراء بعض الأبحاث واختر أفضل تطبيق لقاء افتراضي لاحتياجاتك.

6

قرر المدة التي يجب أن يستمر فيها اجتماعك ؛ كقاعدة عامة ، يجب ألا يدوم اجتماعك أكثر من ساعة. قم بإنشاء جدول زمني بسيط للمدة اجتماعك ، وقم بتشغيل إجمالي وقتك المخصص لكتل ​​مميزة ومحددة ، كل منها مكرس لشيء محدد.

7

في حالة الاجتماع الذي يحتاج حقًا إلى تجاوز طول ساعة ، قد يكون هناك استراحة قصيرة في الوسط. جدولة خمس دقائق إذا كان من المقرر أن تكون مسافة طويلة.

8

إذا لم يتم تجهيز مكتب منزلك أو منطقة العمل الخاصة بك بعد لعقد اجتماع افتراضي ، فتأكد من أن الأمور على شكل سفينة قبل يوم اجتماعك. خلفية ضوئية وخلفية محايدة ومصدر قوي للإضاءة تصنع صورة مصغرة احترافية.

9

قم بإعداد ورقة جدول أعمال في وقت مبكر لأولئك الذين يحضرون للإشارة إلى اجتماعك الافتراضي. ستساعدهم هذه الورقة على البقاء معك وأنت تتحدث ؛ سيساعدك ذلك أيضًا على توضيح رؤيتك للاجتماع وتنظيم أفكارك الخاصة.

10

قد يكون عرض الشرائح الرسمي أو عرض PowerPoint أيضًا مدخرًا للوقت ، خاصةً إذا كان لديك العديد من الحقائق أو الإحصائيات أو الأرقام التي يجب مشاركتها في هذا الإطار الزمني المحدود.

11

إذا كان من الممكن مشاركة مورد رقميًا ، فمن الأسرع دائمًا تقديم قائمة بالارتباطات التشعبية والوثائق والمراجع لفريقك أكثر مما سيكون عليه تعليمهم كل ما يحتاجون إلى معرفته أثناء الاجتماع نفسه. إذا كانت هناك حاجة إلى جلسة تدريبية أكثر مشاركة ، فيجب جدولة ذلك بشكل منفصل وفي مجموعات ، إن أمكن.

12

حدد أي حواجز على الطرق والمجهول التي لا تزال تعمل من خلال نفسك. إذا لزم الأمر ، خطط قليلاً من الوقت لمناقشة مفتوحة. ضع بعض الاحتمالات المختلفة للهدف إذا كان الطريق إلى الأمام غير واضح.

13

امنح نفسك قائمة مرجعية للإشارة إليها بمجرد إعطاؤك الممتد. يجب أن تكون هذه قائمة بكل ما تحتاج إلى نقله إلى فريقك ، وكذلك عناصر الإجراء الخاصة بك وكل شيء يؤدي إلى لوجستية. هذا الحكم يضمن عدم نسيان أي شيء في الوقت الحالي.

يدعو

14

قم بتقييم قائمة عناصر الإجراء الخاصة بك وتصور الفريق الذي تحتاجه للبناء من أجل الاعتناء بها بفعالية وكفاءة. من يحتاج إلى الحضور؟ ما هو سبب كل حضر لإدراجه؟

15

ادع فقط من تحتاج. على الرغم من أنه لا ينبغي أن تشعر بالاحتفال برقم محدد أو آخر ، إلا أنه من المفيد دائمًا الحفاظ على قائمة ضيوفك بأقصى قدر ممكن من ذلك دون أن تنسى أي شخص مهم.

16

قم بدعوة قائمة الحاضرين الخاصة بك مقدمًا بشكل جيد كلما كان ذلك ممكنًا. اجتماعات اللحظة الأخيرة على ما يرام عند الضرورة أو في حالة الطوارئ ؛ عند التخطيط لمشاريع أكثر تعقيدًا ومنظمة ، يجب أن يكون عقلك دائمًا قبل أسبوعين.

يوم

17

قبل أن تبدأ ، امسح منطقتك من الانحرافات المحتملة ، خاصةً إذا كنت تقوم بالضبط من المنزل.

18

تناول الغداء أو وجبة خفيفة سريعة مسبقًا واحصل على كوب من الماء بجانبك.

19

تمامًا كما هو الحال مع أي لقاء احترافي آخر ، يجب أن يكون مظهرك جيدًا وصديقًا للمكتب.

20

يعد فحص الميكروفون والكاميرا والواي فاي قبل اجتماعك إحدى الطرق لمنع الفواق الفني المؤسفة أثناء العرض. إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر محمول ، فتأكد من توصيلك ، وعصري ، وعلى استعداد للدموع.

21

يجب أن تقابلك كاميرا الويب الخاصة بك على مستوى العين. حاول الضغط على النافذة بالقرب من عين كاميرا الويب قدر الإمكان. تريد أن تبقي خلاصتك مريحة لمراقبة أولئك الذين ستقابلهم. اتصال العين يساعد.

22

إذا كنت متوترة أو لم تحضر اجتماعًا عن بُعد عبر الإنترنت ، فاستمر في الكاميرا مسبقًا دون مشاهدة أي شخص. من المحتمل أن تبدو ابتسامتك التي تظهر على الشاشة وتشعر مختلفة كثيرًا عن بنتاك الحقيقي ؛ يعد الانفعال على الكاميرا مهارة ، ولكن بعد بضع اجتماعات افتراضية ، لن تحتاج حتى إلى التفكير في الأمر.

23

إسكات هاتفك ؛ قم بإيقاف إخطارات سطح المكتب وأي شيء آخر قد يحدث ضوضاء أثناء الاجتماع. إذا كان ذلك ممكنًا ، فقم بترتيب بعض الوقت قبل اجتماعك مباشرة للإجابة على رسائل اللحظة الأخيرة أو للتحقق من أي شيء مهم تراقبه بنشاط.

24

يجب أن يكون لديك تطبيق لتدوين الملاحظات أو لوحة من الورق وقلم في متناول اليد للملاحظات السريعة والمهمة. يجب أن تكون حاضرًا ومشاركًا ومهتمًا بكل من يتحدث وكل ما يقال.

خلال

25

إذا كنت منظم الاجتماع ، فاختر إلى المطاردة بسرعة. ابدأ على الفور ودقيقة وقل ما يجب قوله قبل شحذه في عنصر الإجراء الأول.

26

إذا كان ذلك مناسبًا ، فقد تحتاج إلى تعيين شخص ما لتسجيل محضر الاجتماع. ستكون بعض أنواع البرامج التعاونية قادرة بالفعل على القيام بذلك نيابة عنك. الوثائق هي أسرع طريقة لالتقاط أولئك الذين لا يحضرون إلى السرعة بسرعة ، ويبقي كل من المعنيين مسؤولين عن ما قيل ومشاركته بالفعل. حاول ألا تتخطى ذلك ، إن أمكن.

27

اعتمادًا على حجم الاجتماع وطبيعة الاجتماع ، قد تكون المقدمات في النظام. جدولة مجموعة مخصصة من الوقت لتقديم المقدمات في بداية اجتماعك إذا لزم الأمر.

28

من الطبيعي أن يكون تعيين أدوار لكل عنصر إجراء من أهم أجزاء أي اجتماع افتراضي. مرة أخرى ، يجب أن تعرف بالفعل ماهية هذه الأدوار ومن سوف يملأها قبل بدء الاجتماع.

29

إنشاء جدول زمني ، وافعل ذلك بصريًا ، إن أمكن. دع الجميع يعرفون متى ستلمس القاعدة التالية. تعيين المواعيد النهائية بذكاء. ابدأ كثيرًا مسبقًا حتى يكون لدى الجميع أكثر من الوقت الكافي للنجاح.

30

قلل من الثرثرة بلا هدف ، وخاصة في بداية الاجتماع. بمجرد اكتساب بعض الزخم ، لن تحتاج عادةً إلى متابعة التنقلات الدقيقة.

31

إن إعادة صياغة سريعة في النهاية ، ومراجعة كل دور وهدف ، هي إحدى الطرق لتعزيز نتائج الاجتماع.

32

قبل تأجيل الاجتماع ، تأكد من مغادرة الجميع على الطاولة بكل ما يحتاجون إليه للمضي قدمًا. يجب أن يعرف الجميع دورهم وما هو متوقع منهم قبل التوقيع. حساب لبضع دقائق في النهاية لإحداث أي أسئلة وللمحلل الهواء من أي ارتباك.

33

إذا كان لديك وقت لبقايا الوقت في الواجهة الخلفية ولم يكن أحد يقول أي شيء ، فاتصل به مبكرًا. تأكد من أن الجميع على نفس الصفحة وانتقل مع اليوم.

بعد

34

إذا تم تعيين عنصر إجراء بنفسك أو عن طريق متفوق ، قفز عليه. ابدأ العمل على عناصر الإجراءات قصيرة الأجل على الفور. ابدأ في التخطيط لأشياء أبعد من أسفل الخط.

35

إذا لم يكن لديك بالفعل واحد في مكانه ، فقد يكون تقويم المجموعة الجديد طريقة مريحة للتخطيط للاجتماعات اللاحقة في المستقبل. سيكون هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كان هذا الفريق سيتعاون كثيرًا ، على الأقل في المستقبل المنظور.

36

إذا كنت تتابع التعليمات أو الطلبات ، فستتابع أي مشاكل تواجهها أو أسئلة تنشأ. يمكن أن يتم نقل الاستفسارات غير المتقنة عمومًا إلى قائمة تضيف إليها كما تذهب. بالطبع ، إذا كنت عالقًا حقًا ، فيجب أن تصل دائمًا إلى الخارج فورًا من أجل العودة إلى قدميك.

37

تذكر كل “انتصاراتك” ، حتى الأشياء الصغيرة ، قبل إكمال عنصر الإجراء الخاص بك ككل. إنها طريقة رائعة لتتبع تقدمك وقد توفر دفعة معنوية تمس الحاجة إليها في لحظات من الإحباط.

38

بينما تحرّك أنت وزملاؤك تقدمًا ، ستظهر أهداف وتحديات جديدة من الأفق. ستتطور الأدوار وستقدم أهداف جديدة نفسها-من أجل الحفاظ على كل شيء معًا في الوقت الفعلي ، يكون خط الاتصال المفتوح أمرًا حيويًا. عندما ينجح أحد أعضاء الفريق ، يجب أن يعرفوا ما هو التالي بالنسبة لهم. أعط كل شخص دائمًا شيئًا للقيام به وفي مكان ما للذهاب إليه.

مستقبل

39

متابعة كل شيء. إذا كنت تقوم بتنظيم المسعى ، تحقق مرة أخرى في كثير من الأحيان ، خاصة إذا بدا أن شخصًا ما يكافح.

40

فكر في الاجتماع في وقتك. ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي تم سحبه؟ ضع في اعتبارك ما يناسبك وفريقك وما لا يناسب. افعل ما تستطيع في المستقبل لتجنب الوقوع في تلك المزالق نفسها.